Prípravná fáza a ohlásenie projektu

Dokumentácia

Poverená osoba v rámci vypracovania PROJEKTOVÉHO ZÁMERU zabezpečí vytvorenie, schválenie, vydanie, distribúciu a prípadnú aktualizáciu všetkých manažérskych produktov pre túto fázu projektu:

    1. P-01 Projektový zámer - rámcový s Prílohou Funkčná špecifikácia - rámcová, obsahuje rámcové funkčné požiadavky

    2. P-02 BC/CBA - rámcové odôvodnenie projektu

    3. P-02 Prístup k projektu - rámcový, obsahuje rámcové technické požiadavky, princípy technickej realizácie a rámcové návrhy alternatív riešenia

    4. P-02 Zoznam rizík - rámcový, obsahuje identifikáciu hlavných rizík projektu

    5. P-02 Projektový plán - rámcový, obsahuje rámcové naplánovanie projektu

Riadiaci výbor

Vedúci predstavitelia v rámci prípravnej fázy projektu zabezpečujú určenie vhodných kandidátov na pozície

    1. predsedu Riadiaceho výboru projektu a

    2. projektového manažéra objednávateľa

Zabezpečujú určenie zodpovedností predsedu Riadiaceho výboru projektu, ktorého hlavným záujmom je:

    1. zastúpenie záujmov objednávateľa v projekte,

    2. kontrolovať súlad projektu a projektových cieľov so strategickými cieľmi,

    3. zabezpečenie a udržanie finančného krytia (rozpočtu) realizácie projektu,

    4. zabezpečenie nákladovo prijateľného prístupu v projekte.

Zabezpečujú určenie rozsahu zodpovedností projektového manažéra objednávateľa, ktorý zodpovedá za celkovú realizáciu projektu, zabezpečujú vymenovanie:

    1. predsedu Riadiaceho výboru projektu a

    2. projektového manažéra objednávateľa.

Zabezpečujú navrhnutie projektového tímu, pričom predseda Riadiaceho výboru projektu alebo projektový manažér objednávateľa na základe poverenia zabezpečuje:

    1. určenie rozsahu zodpovedností všetkých členov projektového tímu,

    2. určenie vhodných kandidátov na pozície členov projektového tímu, pričom je potrebné zabezpečiť obsadenie týchto projektových rolí: kľúčový používateľ, IT analytik, IT architekt, manažér kvality, vlastník procesov, ak je to potrebné vlastník údajov, ak je to potrebné manažér bezpečnosti, ak je to potrebné zabezpečujú vymenovanie projektového tímu odovzdaním menovacích dekrétov, v ktorých je určený rozsah zodpovednosti každého člena tímu

Ohlásenie projektu v Metainformačnom systéme verejnej správy

Rozpočet projektu: 0 - 199 999 EUR

Projektový manažér nie je povinný ohlásiť projekt v Metainformačnom systéme verejnej správy.

Rozpočet projektu: 200 000 EUR a viac

Projektový manažér v rámci prípravnej fázy ohlasuje každý projekt s rozpočtom nad 200 tis EUR v MetaIS, vrátane všetkých produktov pre každú fázu projektu.

Workflow ohlásenia projektu a zmenovej požiadavky v Metainformačnom systéme (stiahnúť obrázok)

1. Projektový manažér vytvorí projekt v Metainformačnom systéme v časti KRIT, ŠTÚDIE, PROJEKTY / Projekty rozvoja IT kliknutím na tlačidlo Pridať novú položku rozvoja IS

2. Vyplní povinné polia: Povinná osoba, Rola, Názov, Dátum začatia, Termín ukončenia, Ročné prevádzkové náklady, Výdavky na celý projekt a klikne na tlačidlo Uložiť. Odporúčame doplniť aj nepovinné pole Popis.

3. Vznikne nová entita Projektu rozvoja IT v stave evidencie: Rozpracovaná a v životnom cykle: Prípravná (fáza). Každý projekt rozvoja obsahuje hornú lištu na ktorej sú uvedenné: Základné informácie, Detailné informácie, Vzťahy, Dokumenty, Integračné väzby, Služby projektu. Spodná lišta obsahuje Vzťahy na súvisiace položky kde sú uvedené vzťahy na: Povinnú osobu, Štúdiu uskutočniteľnosti, Aplikačná služba, Infraštruktúrna služba, ISVS, Koncová služba, Program.

4. Pre ohlásenie projektu, projektový manažér klikne na tlačidlo Zmeniť a doplní na lište Vzťahy na súvisiace položky vzťah na ISVS (informačný systém) a vzťah na Program (označuje zdroj financovania: EŠIF, ŠR). Doplnenie vzťahu sa realizuje kliknutím na tlačidlo Pridať nový vzťah. Po doplnení vzťahov projektový manažér ukladá zmeny v projekte kliknutím na tlačidlo Uložiť vpravej hornej obrazovke.

5. Po doplnení vzťahov projektu na Program a ISVS je možné ohlásiť projekt. Ohlásenie prebieha kliknutím na tlačidlo Viac a zvolením možnosti Odoslať na ohlásenie.

6. Následne ukladá celu dokumentáciu požadovanú vyhláškou č. 85/2020o riadení projektu v prílohe číslo 1 súvisiacu s projektom rozvoja IT na kartu Dokumentu v hornej lište.

Kroky súvisiace so získaním stanoviska gestora Medzirezortný program 0EK Informačné technológie financované zo štátneho rozpočtu k IT výdavku

7. V prípade ak projektový manažér označí vzťah na program Medzirezortný program 0EK Informačné technológie financované zo štátneho rozpočtu a nemá finančné prostriekdy v upravených limitoch kapitoly musí podať žiadosť o rozpočtové opatrenie Ministerstvo financií SR cez Rozpočtový informačný systém.

Pred podaním tejto žiadosti projektový manažér potrebuje získať stanovisko k IT výdavku (limit je 200 000 EUR a viac) od Ministerstva pre investície, regionálny rozvoj a informatizáciu, gesgtora tohto programu. Žiadosť o stanovisko sa podáva z úvodnej časti tejto webovej stránky

Často kladené otázky pre ohlásenie projektu

1. Čo mám robiť ak sa zmenová požiadavka, alebo projekt týka viac ako jedného informačného systému?

Odpoveď: Projektový manažér pridá vo vzťahoch na súvisiacu položku v časti ISVS všetky informačné systémy, ktorých sa IT výdavok týka. Na kartu Dokumenty v hornej lište projektu vkladá dokumentáciu z ktorej bude možné vidieť rozpočet IT výdavkov podľa týchto systémov.

2. Čo mám robiť, ak zmenová požiadavka, alebo projekt nezvyšuje prevádzkové náklady informačného systému napriek tomu, že ide o povinné pole s min. hodnotou 5%?

Odpoved: Aktuálne pracujeme na zmene Metainformačného systému tak, aby bolo možné uvádzať aj menšie hodnoty, respektíve 0. O dokončenú zmeny Vás budeme informovať a budete mocť tento údaj opraviť na skutočnu hodnotu.

3. Čo mám robiť ak po kliknutí na tlačidlo Viac a označení možnosti Odoslať na ohlásenie Metainformačný systém ohlási chybu?

Odpoved: Pravdepodobne ste nesplnili povinné vzťahy na súvisiace položky: ISVS a Program. Pre ohlásenie projektu, projektový manažér klikne na tlačidlo Zmeniť a doplní na lište Vzťahy na súvisiace položky vzťah na ISVS (informačný systém) a vzťah na Program (označuje zdroj financovania: EŠIF, ŠR).

4. Kde mám vkladať dokumentáciu ktorú vytváram v zmysle prílohy č. 1 Vyhlášky o riadení projektov?

Odpoveď: Dokumentáciu je možné vkladať cez hornú lištu na Dokumenty cez tlačidlo Pridať nový dokument.

5. Ak sa realizuje IT projekt, zmenová požiadavka v IT systémoch alebo požiadavka na zmenu v IT projektoch z dôvodu zmeny legislatívy, tak sa predkladá ohlásenie prostredníctvom MetaIS ad hoc?

Odpoveď: Ohlásenie sa zadáva v MetaIS v čase vzniku potreby.

6. Ak identifikujem projekt, zmenovú požiadavku alebo požiadavku na zmenu a nemám schválené finančné prostriedky v pláne rozpočtu na daný rok ako postupujem?

Odpoveď: V takomto prípade v zmysle Metodického pokynu 0EK žiadam stanovisko MIRRI od 200 000,-Eur a predkladám dokumenty, ktoré sú predmetom ukončenia iniciačnej fázy vo Vyhláške.

7. Vzťahuje sa ohlásenie resp. Vyhláška aj na zmenové požiadavky, ktoré sú realizované už na základe uzatvorených SLA zmlúv s dodávateľmi IS, ale ešte nebola na ne vytvorená objednávka?

Odpoveď: Áno v zmysle finančných limitov uvedených v Prílohe č.2 vo Vyhláške.

8. Je potrebná úprava takýchto uzatvorených zmlúv pre potreby Vyhlášky? Napr. čo sa týka odovzdávania projektovej dokumentácie, zdrojových kódov, post implementačnej fázy a pod.?

Odpoveď: SLA zmluvy uzatvorené pred 1.5.2020 nie je potrebné vzhľadom na Vyhlášku upravovať. Pri ohlásení požiadavky vyplývajúcej zo starej zmluvy je predkladateľ povinný nahrať v MetaIS dokumenty, ktoré budú po obsahovej stránke v súlade s Vyhláškou. Pripravované SLA, ktoré budú podpísané po 1.5.2020 musia zohľadniť dokumentáciu v zmysle Vyhlášky.

9. Ak boli na zmenové požiadavky vytvorené objednávky do 30.4., tak sa tieto zmenové požiadavky dokončia podľa pôvodných predpisov?

Odpoveď: Áno, podľa pôvodných postupov

10. Ak sú realizované zmenové požiadavky na základe uzatvorených SLA, na ktoré bola vydaná objednávka po 1.5.2020 a táto zmenová požiadavka je už vo fáze realizačnej, je možné ju dokončiť podľa pôvodných predpisov, alebo je nutné dodatočné publikovanie rozhodnutí RV, prepracovanie projektovej dokumentácie podľa nových predpisov a vzorov, dodatočné ohlásenie tejto zmenovej požiadavky?

Odpoveď: V takomto prípade je potrebné do MetaIS doplniť dokumentáciu v zmysle Vyhlášky.

11. V zmysle Vyhlášky platí, že pre projekty, zmenové požiadavky a požiadavky na zmenu v projektoch, ktorých hodnota je do 200 000,-Eur nie je potrebné ohlásenie, zverejňovanie rozhodnutí RV a predkladanie projektových produktov na posúdenie MIRRI?

Odpoveď: Áno

12. Vyhláška sa vzťahuje aj na nákup hardware (server, PC, NTB...atď) ?

Odpoveď: Áno

13. Keďže MIRRI pri ohlásení nevypracováva hodnotenie, tak prípravná fáza projektu môže začať automaticky? Nemusí sa čakať na spätnú väzbu od MIRRI?

Odpoveď: Pri ohlásení sa nečaká na spätnú väzbu od MIRRI.

14. Iniciačná fáza začína na základe rozhodnutia RV po jeho zverejnení v MetaIS?

Odpoveď: Áno, musia byť nahraté v MetaIS aj zvyšné produkty v zmysle Vyhláške.

15. Vo Vyhláške sa zavádza post-Implementačná podpora (v rozsahu max. 3 mesiacov od nasadenia). Ako postupovať ak post-implementačná podpora nie je súčasťou už uzatvorených SLA / rámcových zmlúv a na ich základe má byť realizovaná zmenová požiadavka?

Odpoveď: Post-implementačná podpora sa nevzťahuje pri zmenových požiadavkách. Post-implementačná podpora sa uplatňuje v prípade realizácie projektov.

16. Do akej miery je Vyhláška záväzná? Vyhláška má len odporúčací charakter, alebo bude zo strany MIRRI aj kontrolované jej dodržiavanie?

Odpoveď: Vyhláška je záväzná a dodržiavanie postupov v zmysle Vyhlášky bude kontrolované.


Často kladené otázky súvisiace s rozpčtovými opatreniami ak nemám finančné prostriedky

A. Akú dokumentáciu mám predložiť gestorovi Medzirezortného programu 0EK Informačné technológie financované zo štátneho rozpočtu v prípade, ak nemám finančné krytie v rozpočte a plánujem požiadať o rozpočtové opatrenie Ministerstvo financií SR?

Odpoveď: Ministerstvo pre investície, regionálny rozvoj a informatizáciu vydáva stanavisko k IT výdavkom: projekty a zmenové požiadavky na základe dokumentácie, ktorá sa vytvára pre iniciačnú fázu projektu: Projektový zámer, Odôvodnenie projektu a Prístup k projektu vrátane príloh. Uvedené projektové výstupy sa ukladajú na Dokumenty v hornej lište projektu.

B. Akým spôsobom mám predložiť žiadosť o stanovisko gestora k IT výdavku: projektu, zmenovej požiadavky?

Odpoveď: Žiadosť o stanovisko gestora sa predkladá podľa kroku 7. Žiadosť o stanovisko sa podáva z úvodnej časti tejto webovej stránky


Tvorba alternatív

PRIPRAVUJEME....